Заключение трудового договора онлайн

Заключение трудового договора онлайн становится распространенной практикой. В этой статье рассмотрим подробнее, какие преимущества и риски встречаются при подписании электронного трудового договора, и какие меры обеспечивают его безопасность и законность.

Заключение трудового контракта онлайн: как это работает?

Правовая база
Изменения в ТК РФ, внесенные Федеральными законами № 407-ФЗ и № 377-ФЗ, открыли новые возможности для онлайн-приема на работу. Теперь работодатели могут использовать онлайн собеседования при найме на дистанционную работу и подписывать трудовые договоры удаленно. Кроме того, законодательство ввело понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной. Эти правила начали действовать с 1 января 2021 года.

Вид удаленной работы (постоянная, временная или комбинированная) определяется трудовым договором или дополнительным соглашением при приеме на дистанционную работу. Это дает гибкость как работнику, так и работодателю.

Также согласно федеральному закону № 377-ФЗ, принятый 22 ноября 2021 года, работодатели могут практически полностью перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО). 
Эти изменения открывают новые перспективы для онлайн трудоустройства, позволяя соискателям устраиваться на работу удаленно, используя цифровые средства связи и документооборота.

Закон позволяет вести почти все кадровые документы в онлайн формате, включая дистанционный прием документов. Есть исключения, такие как приказы об увольнении и акты о несчастных случаях на производстве, которые все еще требуют бумажной формы.

Что это такое электронная подпись и какие бывают виды

Без электронной подписи заключение трудового договора онлайн не состоится. Она представляет собой цифровой аналог подписи на бумаге и используется для подтверждения подлинности и целостности документов, создается с помощью специальных алгоритмов и представляет собой уникальный код.
Законодательство определяет несколько видов подписи с разной юридической силой:

1. Простая подпись (ПЭП): это базовый и наименее надежный вид подписи. Самый банальный пример  —  это пара логин-пароль. Этот вид не обладает юридической силой.
2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП): уровень ее защиты выше. Она удостоверяет личность подписанта, имеет юридическую силу и может использоваться для подписания кадровой документации — договоров, заявлений, писем.
   

   НЭП используют для утверждения документов внешних партнеров и контрагентов только в том случае, если они заключили с вами дополнительное соглашение о значимости вашей НЭП.

3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) является самым надежным видом с высоким юридическим статусом. Для ее получения обязательна процедура идентификации и сертификации в удостоверяющем центре. КЭП имеет самую высокую юридическую силу и может использоваться для утверждения документов, требующих особой правовой значимости, включая договоры купли-продажи, услуг, налоговые отчеты, соглашения.

Процесс заключения трудового договора онлайн

Рассмотрим этот процесс со стороны работника. Ниже основные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы успешно завершить процедуру:

1. Согласование условий: работодатель и работник договариваются об условиях труда, таких как должность, заработная плата, рабочий график, обязанности и другие важные параметры. Переговоры все чаще переходят в онлайн-режим, а стороны используют email, мессенджеры и другие сервисы.
2. Работник направляет свои документы: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, военный билет, если есть, диплом об образовании.
3. Работодатель готовит трудовой договор. 
4. Для трудоустройства онлайн необходимо подписать документы с помощью электронной подписи. Работодателю обязательно иметь КЭП, а работник может использовать как КЭП, так и НЭП.
5. Обмен документами: работодатель направляет работнику файл-копию трудового соглашения для рассмотрения. Для этого существуют специальные сервисы кадрового электронного документооборота. Если наниматель уже использует такой, то он попросит соискателя зарегистрироваться. Затем работник должен прочитать документ, убедиться, что он соответствует предварительным условиям и подписать его онлайн. Статус документа в системе автоматически изменится. Рекомендуем скачать себе копию утвержденного документа в формате pdf.

Заключение трудового контракта может иметь некоторые особенности и требования в зависимости от вида договора. Убедитесь, что вы заключаете именно тот тип договора, который вас устроит. По ТК РФ он может быть срочным (имеет дату окончания) и бессрочным. По такому договору вам обеспечен базовый соцпакет: больничные, отпускные, пособия. Также трудовые отношения можно оформить в виде контракта ГПХ. Обычно так оформляют подрядчика или исполнителя не в штате. Важно знать и понимать различия перед подписанием документов. Вы можете скачать актуальный образец в интернете и сравнить его с вариантом потенциального работодателя, если у возникли сомнения. Или обратитесь с профильному юристу.

На что обратить внимание при заключении трудового договора онлайн

Заключая трудовой договор онлайн обратите внимание не только на зарплату, основные условия и обязанности. Для началаа убедитесь, что характер работы указан корректно. Если ваша работа на 100% удаленная, то договор должен называться "Трудовой договор о дистанционной работе". Вы можете работать по гибридному графику — часть времени из дома, а часть из офиса. Это также должно быть указано в вашем договоре или в дополнительном соглашении. 
Зафиксируйте порядок взаимодействие с работодателем, будь то телефон, мессенджеры или почта. Также важна отчетность о проделанной работе особенно для дистанционных сотрудников. Уточните ее формат, объем и частоту. 
В офисе компания берет обустройство рабочего места на себя, но для полностью удаленных работников важен вопрос оборудования. Укажите в договоре, кто предоставляет оборудование для работы, можно ли использовать собственные средства и получить за это компенсацию.

Преимущества и недостатки процедуры

Процесс трудоустройства онлайн действительно удобен и вот почему: 

1. Онлайн договор проще и быстрее подписать. Нет необходимости в физическом присутствии сторон, что особенно полезно в случаях, когда работник и работодатель находятся на больших расстояниях друг от друга.
2. Сокращение бумажной работы: теперь не нужно печатать и хранить большое количество оригиналов. Это экологично и снижает затраты на бумагу, принтеры и хранение.
3. Этот процесс экономит время и снижает расходы, такие как почтовые расходы или затраты на поездки.
4. Потери и повреждения документов исключены. Вся документация хранятся в интернете и легко доступны для обеих сторон.

У онлайн-заключения трудового договора есть и недостатки. Например, скорость работы сервиса зависит от качества интернет-соединения или совместимости программ. Для некоторых сервисов требуется авторизация с помощью смс, то есть подписант должен иметь телефон с рабочей связью.

Как получить электронную подпись для заключения трудового договора онлайн?

При онлайн оформлении на работу сотруднику требуется неквалифицированная ЭП. Для ее выдачи нужно подать заявку в удостоверяющем центре и предоставить необходимые документы (паспорт, СНИЛС, иногда ИНН). От заявителя потребуется подтверждение личности. Идентификацию проводят лично или удаленно. Для удаленной идентификации нужна или действующая КЭП, биометрический паспорт или подтвержденная учетная запись на портале Госуслуги или в Единой биометрической системе России. Лично Также можно посетить филиал удостоверяющего центра

Что нужно учесть при выборе удостоверяющего центра

При выборе провайдера следует обращаться только к аккредитованным и лицензированным удостоверяющим центрам. Провайдер должен соответствовать законодательству, иметь хорошую репутацию и опыт. Важна техническая поддержка: удостоверьтесь, что провайдер предоставляет круглосуточную техническую поддержку по разным каналам связи.
Обратите внимание на цены и тарифы. Уточните, какие услуги включены в пакет, какие дополнительные услуги еще потребуются, какие ограничения существуют.
Если нужно посещение удостоверяющего центра, то важно уточнить сколько у провайдера точек выдачи и можно ли заказать выезд на дом. Удостоверяющий центр Например, Росэлторг оказывает весь спектр услуг для получения ЭП, оставьте заявку, чтобы узнать больше.

Безопасность при удаленном заключении договора

Удаленное трудоустройство помогает ускорить и упростить процедуру трудоустройства, избежать географических ограничений и сэкономить время и ресурсы. Однако, важно соблюдать требования законодательства и применять надежные и безопасные технологии, чтобы обеспечить законность и конфиденциальность этого процесса.
Почему электронный трудовой договор это безопасно:

1. После утверждения договора, документ шифруется, а система фиксирует его целостность, что означает, что документ нельзя изменить без обнаружения.
2. Подпись привязана к конкретному человеку. Кроме того, для проверки и подтверждения личности используются дополнительные средства. Например, ввод паролей, верификация через смс.
3. Закон требует сохранения электронных документов в течение длительного периода времени. Работник всегда сможет вернуться к трудовому договору и проверить его корректность.

Если кратко

С 2021 года работодатели имеют право нанимать работников онлайн и оформлять их как дистанционных сотрудников. Заключение трудового договора онлайн включает несколько важных шагов. Работник и работодатель согласовывают условия труда, подготавливают трудовой договор, обмениваются копиями документов и подписывают их онлайн. Электронная подпись работника может быть как квалифицированная так неквалифицированная. Они отличаются степенями защиты и уровнем юридической значимости. Выберите удостоверяющий центр совместно с работодателем или самостоятельно. У провайдера должна быть аккредитация и лицензия. Для самостоятельного получения ЭП, отправьте заявку на сайте УЦ, приложите документы (паспорт, СНИЛС, ИНН) и в случае необходимости посетите точку выдачи или подтвердите личность онлайн. 
Онлайн-трудоустройство не требует посещения офиса и личных встреч, заключить договор можно из любого места, где есть доступ в интернет. Онлайн-заключение трудового договора поддерживает прозрачность и сокращают бюрократию, что делает его привлекательным вариантом для физических лиц.